海曙、江东、江北区劳动保障局、档案局：

　为完善企业退休人员社会化管理服务工作，规范和加强企业退休（职）人员人事档案（以下简称退休人员档案）的管理，根据《中华人民共和国档案法》和原国家劳动部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）有关要求，现对街道(乡镇)已接收的退休人员档案的管理工作提出如下意见：

　一、做好退休人员档案的接收整理工作

 （一）街道(乡镇)要按照《企业职工档案管理工作规定》做好退休人员档案的接收整理工作。街道（乡镇）应按规定为到达退休年龄的失业人员、个体工商户、自由职业者办理退休手续后，对已接收的退休人员档案进行必要的整理，包括编写档案目录、按顺序整理档案材料、印制页码、装订成册、编写档案号、填写《宁波市企业退休（职）人员人事档案花名册》（见附件1）等。

　1. 装订成册后的退休人员档案应确保完整齐全，能真实反映历史面貌，不得随意增减书面材料。

    2. 人事档案材料一般应以原件存档，确需复印件存档的，应在复印件内备注“与原件内容相符”字样，并加盖复印件出具单位印章。

　3. 按规定编排档案号。档案号为一人一号，由管理机构名称的拼音首位、退休(职)人员退休年份、顺序号三部分组成（见附件2）。如遇档案转移或销毁，则档案号暂予空缺。

　（二）退休人员档案材料的分类与清单目录

退休人员档案材料共分十类，要求按顺序和时间排列。

顺序按第一类至第十类排列；同一类别按项目先后排列；

同一项目按时间先后排列。

　第一类：履历材料。包括在职期间本人填写的各类履历表、登记表等材料。

　第二类：自传材料。包括本人填写的各类自传材料。

　第三类：鉴定、考核、考察材料。包括在职期间各类鉴定、考核、考察等材料。

　第四类：评定岗位技能和学历材料。包括在职期间的学历、学位、学绩、培训、结业成绩表和评定技能的考核、审批等材料。

　第五类：政审材料。包括本人入党、入团、加入民主党派、服役、知青插队等与政审相关的材料。

　第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括入党、入团、加入民主党派的批准件及与之相关的材料。

　第七类：奖励材料。包括立功、表彰、先进、劳模等奖励相关材料。

　第八类：处分材料。包括处分、审查、判刑（劳教）等处罚相关材料。

　第九类：录用、调动、聘用、复员、退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休（职）材料。包括录（招）用通知书、劳动合同及劳动合同终止（解除）书、调动审批表、聘用书、转业（复员、退伍）批件、工资调整审批（登记）表、各类保险福利待遇登记表、工龄认定、出国审批材料、退休(职)和基本养老金核定表、其它特殊待遇审批及核定材料等。

其中退休(职)和基本养老金核定材料、其它特殊待遇审批及核定材料为退休人员档案中必有材料。缺少必有材料的，应予补齐；无法补齐的，档案整理人员应书面说明，并加盖街道（乡镇）基层劳动保障站印章。

　第十类：其他可供组织参考及不能列入上述九类项目内的相关材料。

　二、落实退休人员档案管理工作

　（一）各街道（乡镇）要落实专（兼）职人员从事档案管理工作，并保持人员相对稳定。专　（兼）职档案管理人员应学习掌握档案管理相关法律、法规、政策规定，熟悉档案管理业务，严格按照档案管理规定规范操作。

　（二）各街道（乡镇）应按照档案管理要求安排档案专用库房，库房内配备空调、除湿机、灭火器、温湿度计等设施，并落实各项管理制度（见附件3）。

　（三）各街道（乡镇）应将整理编号后的退休人员档案基本信息如姓名、性别、身份证号码、档案号等输入计算机，并实行联网管理。

　（四）各街道（乡镇）应做好退休人员档案的日常管理服务工作。人事档案的查阅和外借应按规定出具有效证明，履行必要的核准和登记手续。